Palinsesto e prenotazioni delle classiBeta

1. 1In Impostazioni → Prenotazioni crea le tue sale con la capienza predefinita, e regola le finestre: quante ore prima si apre la prenotazione (26, se non la cambi), entro quando si disdice senza perdere l'ingresso.
2. 2Dal menu Palinsesto fissi gli orari: «lunedì alle 19, CrossFit, sala grande, 14 posti». L'orario è la regola: le classi di tutto l'anno a venire nascono da sole, e ne nascono di nuove ogni notte. Il palinsesto non finisce mai e non devi rifare niente. Da Impostazioni → Funzioni puoi accendere il Tabellone (beta): la settimana come una griglia ore × giorni, con un cartellino per classe che dice quanto è piena e chi la conduce. Cambi il coach dal cartellino, o trascinandoci sopra il suo nome dalla barra dei coach. Trascini un cartellino per spostare la classe: solo quella volta, o l'orario di tutte le settimane. Disegni nello spazio vuoto per creare un orario, e con ⌘-clic scegli più classi insieme per cambiare coach, chiudere le liste o annullare. Al passaggio del mouse vedi i prenotati. Dal telefono funziona un giorno per volta.
3. 3Ogni classe sta dentro un corso: il corso è quello che programmi nel Planning e a cui gli abbonamenti danno accesso. Se di un corso non vuoi scrivere gli allenamenti («Open Gym», «Sala pesi»), crealo come contenitore: esiste per il palinsesto e per il listino, ma resta fuori dal Planning.
4. 4Puoi sospendere giorni e orari senza smontare niente: dal palinsesto sospendi il sabato (o il singolo orario) e le classi future si annullano. Chi era prenotato riceve l'avviso e l'ingresso torna nel suo conto. Quando riaccendi, le classi tornano nel palinsesto vuote, da riprenotare.
5. 5Per ferie e festivi usi le chiusure: nei giorni chiusi le classi non nascono, e quelle già in palinsesto si annullano, anche con dei prenotati, che ricevono l'avviso e riprendono l'ingresso. Se togli la chiusura, le classi tornano.

Chi conduce una classe sola. Martedì Marco è malato e la tiene Luca: tocca la classe e in «Chi la conduce» scegli Luca. Vale solo per quella classe: l'orario del palinsesto resta a Marco, e dalla settimana dopo torna tutto come prima. Nel palinsesto la classe cambiata mostra il nome di chi la tiene, e il cambio resta anche se nel frattempo modifichi l'orario. Nei compensi l'ora va a chi l'ha condotta davvero. Lo cambiano il titolare e gli admin, come il palinsesto; per tornare al solito c'è «Rimetti Marco».

Tre modi di non fare una classe, per tre situazioni diverse:

Quando annulli o elimini una classe con gente dentro, chi era prenotato (o in lista d'attesa) riceve la notifica, e con «Elimina solo questa» anche l'email; chi aveva un abbonamento a ingressi riprende il suo. Una classe eliminata per sbaglio si rimette da Modifica l'orario, dove trovi le classi tolte di quell'orario con «Rimetti»: torna vuota, e chi c'era deve riprenotare.

«La classe delle 7 si fa se siamo almeno in 4.» Nell'orario metti il minimo di partecipanti, e in Impostazioni → Prenotazioni scegli quanto prima si decide (2 ore, di norma). A quell'ora Track Ritual conta i prenotati:

1. 1Ci sono: la classe è confermata e non si tocca più, anche se poi qualcuno disdice.
2. 2Non ci sono: la classe si annulla da sola e resta in palinsesto, annullata, col suo perché. Chi era prenotato o in lista d'attesa riceve la notifica e l'email, chi aveva un ingresso lo riprende, e avvisiamo il coach.

Contano le prenotazioni confermate: non la lista d'attesa (quelle persone non sono ancora dentro) e non i posti riservati. Nel palinsesto una classe sotto il minimo si vede in ambra, con quanti ne mancano; l'iscritto lo legge sulla card prima di prenotare («si fa con almeno 4, si decide alle 5») e il promemoria delle due ore non parte finché la classe è a rischio.

Prenota solo chi ha un abbonamento valido per quel corso, in quel giorno e a quell'ora. Il listino, gli ingressi, le scadenze e il certificato medico stanno nel capitolo Iscritti e abbonamenti.

Chi può toccare il palinsesto, invece, dipende dai permessi: li trovi in Team, coach e compensi. In breve: il banco (reception) prenota e disdice per gli iscritti anche fuori orario, il coach fa l'appello delle sue classi dall'app, titolare e admin fanno tutto.

Nell'app l'iscritto trova il suo box nella scheda Palestra e, dentro, il palinsesto: i giorni si sfogliano anche scorrendo col dito, ogni classe mostra posti e lista d'attesa in tempo reale, e toccandola si apre la scheda dei prenotati (nomi come in classifica, «Marco R.», con l'ora di ogni prenotazione, e la lista d'attesa, anche vuota). Se la classe è piena ci si mette in lista d'attesa: quando si libera un posto, il primo entra da solo e riceve la notifica «sei dentro». Anche la lista d'attesa ha un tetto: quando è piena, l'iscritto lo sa subito.

Per scrivere agli iscritti c'è la bacheca: dal menu Comunicazioni scrivi titolo e testo, come un avviso appeso in palestra. Gli iscritti la trovano nella pagina della palestra, alla voce Bacheca, e in Home quando ci sono avvisi nuovi, col conto; chi ha l'app con le notifiche attive riceve anche la push.

L'avviso può andare a tutti, a chi fa un corso, ai prenotati di una classe o a una persona sola: i destinatari li scegli al momento dell'invio e poi non cambiano. A tutti (e a un corso intero) scrive il titolare o un admin; a una persona o a una classe anche il banco. L'avviso ai prenotati lo mandi dalla classe, dove i destinatari sono già quelli giusti («stasera il coach è malato, ma la classe si fa»). L'iscritto legge e basta: non è una chat.

Dal menu Appuntamenti segni quello che in palestra non è una classe: il personal delle 7, la prova gratuita di chi ha chiamato ieri, il colloquio con chi vorrebbe disdire. Per ognuno scrivi con chi, quando, quanto dura, con quale coach, e una nota. Chi viene a fare una prova non deve essere già iscritto: basta il nome.

È un'agenda interna: la vedete tu e il tuo team, e nell'app dell'iscritto non compare (la nota di un colloquio resta vostra). È separata dal palinsesto, dove stanno le classi che si ripetono e hanno posti e abbonamenti. Gli appuntamenti non entrano nei compensi, che contano le classi condotte.

1. 1A classe iniziata, dal Palinsesto si fa l'appello in un tocco: presente o assente (il no-show ha consumato l'ingresso). Se nessuno lo fa, dopo 24 ore i prenotati risultano presenti: meglio perdere qualche no-show che penalizzare chi c'era.
2. 2Il banco può sempre: prenota anche a finestre chiuse (il walk-in), disdice anche a classe iniziata, e sotto il tempo minimo sceglie se l'ingresso torna indietro o resta consumato.
3. 3Lo staff ha i suoi permessi: la reception gestisce iscritti, abbonamenti e appello senza toccare la programmazione; il coach fa l'appello delle sue classi dal telefono, nella pagina della palestra; admin e titolare fanno tutto.